Le rôle du secrétaire

Le secrétaire assure le fonctionnement administratif de l’association : 

•     accomplissement des tâches administratives en général et de la correspondance de l’association ;
•     organisation des réunions (rédaction et envoi des convocations, réservation de la salle et du matériel,
•     organisation des votes et des pouvoirs) ;
•     rédaction des comptes-rendus des réunions, tenue des registres et des archives ;
•     diffusion des informations ;
•     dépôt des dossiers de subventions.

Les savoir-faire du secrétaire

•     organiser des réunions ;
•     transmettre l’information ;
•     être la mémoire de l’association ;
•     participer à la cohésion de l’équipe

Les responsabilités du secrétaire

Il doit se faire remettre :

• • le(s) registre(s) spécial(aux) ;
• • l’exemplaire original des statuts avec le document attestant de leur dépôt auprès de la préfecture, le document préfectoral comportant la date de création, le numéro d’enregistrement de l’association, l’exemplaire de sa parution au Journal Officiel ainsi que les documents attestant des modifications depuis sa création ;
• • la liste du matériel appartenant à l’APEL ;
• • le règlement intérieur.

Dans un délai de trois mois maximum après l’assemblée générale, il doit déclarer à la préfecture la liste des membres du conseil et du bureau (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, profession, rôle au conseil). Le dépassement de ce délai oblige la convocation d’une nouvelle assemblée générale et une nouvelle élection.

La conservation des documents

Durée de vie de l'association
· les statuts et le règlement intérieur ;
· l'extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ;
· le registre spécial et les récépissés de déclaration délivrés par les services
préfectoraux ;
· les procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d'administration et du
bureau ;
· les baux, les factures de travaux ou réparations importantes ;
· le double des bulletins de paie.
Dix ans· les documents comptables et les pièces justificatives ;
· en cas de travaux, la commande, le contrat, la réception, tous les dommages et malfaçons, les
factures des entrepreneurs et architectes ;
· talons de chèques, relevés de compte bancaire et postal ;
· livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires).Six ansles livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut
s'exercer le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration.Cinq ans· les quittances de loyer ;
· les factures EDF-GDF.
Deux ans· les factures d'eau ;
· les factures de téléphone.